El éxito de un proyecto es una combinación de varios factores, cada proyecto tiene particularidades que los hacen diferentes, iniciando con el equipo que participa en éstos, el no controlar estas variables puede generar problemas en la entrega, la calidad y el costo de los proyectos. Si deseas saber algunos de los factores que pueden poner en riesgo los proyectos, te invito a seguir leyendo. Estos temas pueden afectar según el contexto del proyecto, por lo que no están ordenados.

No tener al personal adecuado

Parece obvio, sin embargo, no siempre es así, en especial cuando no se tiene el personal necesario para iniciar el proyecto, recordemos que los proyectos son temporales, por lo que las personas que participan, pueden no estar capacitadas para realizar actividades de proyecto. Incluso, en las empresas que su negocio son los proyectos, no siempre tienen al equipo idóneo ya que su demanda de proyectos excede a su capacidad, por lo que pueden caer en el error de utilizar personas que tienen algunas cualidades (no todas) para dirigir un proyecto. Un ejemplo de ello, es seleccionar a una persona para dirigir el proyecto porque tiene un carisma hacia el cliente, esto puede funcionar al inicio del proyecto, sin embargo, si no tiene puede resolver los problemas, puede que su credibilidad disminuya y pidan su reemplazo. Otro error es no tener al resto del equipo capacitado al inicio del proyecto, se piensa que van a aprender en el transcurso del proyecto, esto puede ocurrir, sin embargo, genera retrabajo, consumiendo los recursos que son limitados, si participan en un proyecto ágil, donde se hacen entregas (del producto) en semanas, esta falta de preparación puede generar estragos en el proyecto. Permitir que pase esta situación y hacer algo hasta que haya una crisis es una estrategia popular pero que puede llevar al fracaso. Una acción que requiere un esfuerzo y que es impopular es incorporar la capacitación en la planificación del equipo, esto puede traer beneficios a mediano y largo plazo, hace que las primeras entregas se atrasen al inicio del proyecto, sin embargo, se esperaría que las actividades puedan cumplirse o entregarse antes luego de finalizada las capacitaciones. La capacitación puede significar actividades para mejorar el conocimiento, habilidades o aptitudes, por lo que no se limita a explicar un tema, sino puede ser práctico, como el que dos personas se sientan lado a lado y resuelvan un problema juntos, buscar un mentor o un coach.

No escoger la metodología adecuada

Es un tema que puede ser complejo, los equipos están acostumbrados a utilizar un enfoque en todos los proyectos porque llevan años trabajando de la misma manera, sin embargo, es mucho mejor escoger la que mejor se adecué al contexto del proyecto. Trabajar un proyecto con enfoque que no es el adecuado, puede generar pérdidas e incertidumbre de cuándo terminar. Si el alcance es conocido y se tiene claro lo que se tiene que hacer, es probable que un enfoque predictivo sea lo mejor porque aprovechará los recursos de la mejor manera, ahora bien, si no se tiene claro el alcance, va a generar mayor incertidumbre en las actividades a realizar, porque no tiene los procesos adecuados para adaptarse a la incertidumbre, se corre el riesgo de excederse en los costos y no se tenga claro cuando finaliza. En cambio, en un enfoque ágil, los proyectos con cierto nivel de incertidumbre se pueden trabajar mucho mejor, ya que sus actividades asumen que habrá cambios en cualquier momento del proyecto, teniendo mayor claridad hasta donde llegar y que entregar. Conocer los procesos de un enfoque ágil no es suficiente para tener éxito en este tipo de proyectos, es un tipo de pensamiento que debe asimilarse en la cultura de la organización. Hay muchas empresas que llevan años trabajando un enfoque predictivo y cuando desean hacer un proyecto ágil, tienen problemas porque toman decisiones en base a un enfoque predictivo.

No identificar los interesados

En una ocasión, un director de proyecto comentaba que tenía problemas, estaba avanzando según lo planificado pero algunas personas no realizaban sus actividades, al consultarle si estas personas se estaban resistiendo, me comentaba que no era su trabajo saber esto, esta respuesta lo escucho a menudo. Los proyectos lo realizan personas, recuerdo en una ocasión, que un proyecto había alcanzado sus objetivos, pero no fue utilizado, la causa fue que las personas que lo usarían no lo querían, a veces, se cree que lo más importante es enfocarse en lograr consensos con la gerencia para finalizar un proyecto, sin embargo, no siempre es así, esto es porque no se identificó correctamente a los interesados con mayor poder en la organización. Identificarlos es una actividad a lo largo del proyecto, algunos interesados pueden cambiar de interés o de puesto, haciendo que las estrategias para que apoyen al proyecto cambien.

No manejar la resistencia al cambio

Las personas no les agrada el cambio, porque de manera inconsciente, creen que sufrirán, prefieren seguir en una zona de comodidad y evitan nuevas experiencias, así que, los proyectos no les agrada porque habrá cambios. Algunas personas lo ven como un asunto personal, he presenciado como algunos compañeros se convierten en enemigos al finalizar un proyecto. No manejar el cambio puede ser una causa del fracaso del proyecto. Atacar la resistencia al cambio puede conllevar varias acciones, como un plan para comunicar los beneficios del proyecto, realizar reuniones personales con los interesados y detectar sus inquietudes, algunas pueden tener fundamentos y sea necesario hacer cambios al proyecto.

El proyecto no se dirige con reuniones

El director del proyecto dedica más del 80% de su tiempo en comunicar, sin embargo, algunos creen que significa participar todo el tiempo en reuniones de seguimiento y obtener información para realizar reportes de estado. Los proyectos no se dirigen en reuniones ni mostrando su estado, es necesario liderar a las personas, ayudarlos a alcanzar sus objetivos y resolver impedimentos, para ello, el director de proyecto se comunica con su equipo. Las reuniones de estado son importantes en un proyecto, por lo que es necesario aprovecharlos al máximo para tener el tiempo disponible para dirigir al equipo, esto puede significar mejorar la calidad de reuniones, además, administrar las actividades del día para dirigir el equipo y para reuniones de seguimiento.

El equipo no vea al proyecto como suyo

En muchas ocasiones, hay miembros del equipo que se limitan a realizar lo que se les solicita y se les ve como personas que no son proactivas, esto puede ser así, sin embargo, también puede ser que no se les ha involucrado en las decisiones del proyecto, si el equipo no participa en las actividades de planificación, no tendrá claridad del por qué se realizan algunas actividades ni el objetivo que buscan. El resultado de ello, es que no tenga claro de los objetivos a alcanzar a corto o mediano plazo, por lo que están buscando a un jefe inmediato para que le dé instrucciones, puede que esta sea su manera de expresar proactividad. Realizar actividades para determinar que mejoras se pueden realizar dentro del proyecto ayuda a empoderar al equipo y mejorar la productividad.

Administrar un proyecto en lugar de liderarlo

En una ocasión escuche un comentario de un director de proyecto cuando se le cuestionaba el bajo rendimiento del proyecto: «yo administro el proyecto, cada uno del equipo es responsable de sus actividades», esto dejó muchas inquietudes de lo que pasaba en el proyecto. La administración es importante, sin embargo, no es suficiente en ciertas situaciones. Puede ser que, si se cuenta con un equipo que se auto gestiona, tiene un alto nivel técnico y de negocio, la administración sea suficiente. Sin embargo, todos los proyectos son diferentes, en especial si la incertidumbre es alta, por lo que es necesario resolverlos e influenciar a los interesados para alinearlos, esto se hace liderando no administrando.

En cada proyecto, estas malas prácticas (y otras más) salen a relucir una y otra vez, ¿por qué? Simplemente se da porque en cada proyecto participan nuevos actores, esto hace que se revise que es lo que se debe evitar para no volverlos a cometer.

Cuando te das cuenta de que has cometido un error, toma medidas inmediatas para corregirlo.

Dalai Lama

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades «. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.

7 Malas prácticas que pone en riesgo el éxito en los proyectos