8 maneras para mejorar la gestión de proyectos

¿Te sientes agobiado por los problemas que tienes en los proyectos? Yo he tenido esa sensación en muchas ocasiones, de seguro has tenido problemas en cómo manejar a los clientes, sales muy tarde de la oficina y ya no ves a tu familia, los resultados no se dan, etc. Yo he pasado por esa situación, en este artículo te comentaré algunas buenas prácticas que me han ayudado a mejorar la gestión de los proyectos. Al momento de dirigir un proyecto, es frecuente caer en malas prácticas y muchas de ellos lo hacemos de manera inconsciente. Es difícil de aplicar una buena práctica cuando estamos en la ejecución de este, ya que tenemos la presión de estar al día en los objetivos trazados, por lo que los malos hábitos predominan en estas circunstancias. Sin embargo, podemos tomar en consideración algunas prácticas para el siguiente proyecto o poder evaluar incluirlo en alguna etapa del proyecto que estemos gestionando.

Evaluemos que ciclo de vida de proyecto debemos utilizar

Es usual utilizar el mismo ciclo de vida para todos los proyectos, en algunos casos funcionan muy bien y en otros no. Esto se debe a las características que tienen cada proyecto, no importa si pertenecen al mismo país o industria, cada proyecto tiene un nivel de complejidad de acuerdo a los objetivos que se desean alcanzar. Hay varios tipos de ciclo de vida de proyectos, estos pueden ser: cascada, predictivo, incrementales, iterativo y adaptativo(agiles). Cada ciclo de vida funciona mejor en ciertas condiciones que tenga el proyecto, por ejemplo, cuando conocemos los requisitos y sabemos cómo trabajarlo, podemos utilizar un ciclo en cascada, en cambio, cuando no conocemos como terminará el proyecto, podemos utilizar el ciclo adaptativo. Si estamos acostumbrados a trabajar con un ciclo de vida de proyecto, lo más seguro es que tengamos muchos problemas para sacar adelante estos proyectos que no cumplen los requisitos para trabajar con el ciclo de vida que estemos utilizando. En muchas ocasiones, las personas hacen su mejor esfuerzo y los resultados no se dan y no saben por qué. Es como si queremos ir a un destino en un auto que no está equipado para ese viaje, lo mismo ocurre cuando utilizamos un ciclo de vida que no es el correcto para nuestro proyecto.

Mantener el alcance del proyecto

El cliente usualmente desea ampliar el alcance del proyecto y espera que el precio se mantenga, esto puede desencadenar efectos negativos al proyecto. Si bien el cliente siempre tiene la razón, esto genera decisiones que afectan al rendimiento del proyecto. Normalmente la utilidad disminuye y los tiempos no se cumplen al querer agradar al cliente con incluir más características al proyecto. Si el cliente presiona para que se mantenga el tiempo y el costo, normalmente la calidad es afectada, se disminuye las actividades que aseguran la calidad del producto o servicio generando un malestar al cliente. Una buena práctica es registrar las nuevas solicitudes de cambio, analizar el impacto en el proyecto, estimar el tiempo y costo adicional que tomaría. Una vez que tengamos toda la información que necesitamos, se la presentamos al cliente y tomamos (en conjunto) una decisión que se desea hacer. En proyectos grandes, podemos formar un comité de control de cambio, que decide si estas solicitudes se incluirán en el proyecto. El objetivo principal es poder analizar los pedidos que nos solicitan y no están dentro del alcance original, de esta manera podemos gestionar de una mejor manera el alcance del proyecto.

Gestionar la comunicación

Debemos comunicar la mayor parte de su tiempo, esta actividad no solo se limita a su equipo sino también a los interesados del proyecto. Es necesario planificar la periodicidad de la comunicación, que información se distribuirá, cuando y como se informará, la tecnología a utilizar, etc. La forma de comunicación debe revisarse cuando sea necesario, por ejemplo, ahora que estamos trabajando a distancia, algunos interesados pueden utilizar herramientas que no se habían aprobados en el proyecto por lo que es necesario reevaluarlo. No tenemos que limitarnos a establecer el cuándo y cómo compartirá información del proyecto, debe trabajarse en como persuadir a las demás personas: motivar al equipo, negociar para lograr acuerdos y resolver conflictos para prevenir conflictos.

Gestionemos la calidad en el proyecto

Es frecuente pensar que la calidad es un tema de baja prioridad, cuando terminamos un entregable, en ocasiones se deja la verificación de la calidad al cliente, esto genera varias situaciones, por ejemplo, el cliente se molesta por nuestro trabajo, por lo que ya no quiera volver a contratarnos. Otro punto es que nos genera retrabajo, es decir, tenemos que volver a revisar el trabajo que entregamos y corregirlo, esto genera más costos que debemos asumir, en muchas ocasiones nos toca negociar con el cliente para que se incremente el problema. Es mucho mejor gestionar la calidad al momento de trabajar en el trabajo o servicio ya que mejorará nuestros procesos y podremos entregar un mejor producto o servicio al cliente. Esto puedo incluir redefinir los procesos, capacitar al equipo en mejores prácticas, realizar actividades de testing, etc.

Gestión de los interesados

Es de vital importancia ya que son ellos los que pueden hacer que el proyecto sea exitoso o sea un fracaso, si los interesados están en contra del proyecto, pueden detenerlo, aunque el proyecto pueda estar al día en su planificación. Debemos poder identificarlos y clasificarlos, son todas aquellas personas que son afectadas por el proyecto, estos pueden ser desde un presidente de una empresa hasta un empleado de más bajo nivel. El primer paso para la gestión de los interesados es identificarlos, se puede realizar un primer análisis cuando se realiza el Acta de Constitución (Project Charter), posteriormente se sigue identificando en todo el ciclo de vida del proyecto. Luego de identificar al interesado debemos clasificarlo de acuerdo a su interés e influencia en el proyecto, esto nos ayudará a determinar qué estrategia es la más apropiada para facilitar su gestión y resolver conflictos. Cuando no se gestiona a los interesados, estos pueden generar conflictos al momento de entrar en las etapas de ejecución y control principalmente, haciendo que impacte en el alcance, tiempo y costo del proyecto.

Coherencia entre el alcance y el contrato

Para el caso que un proyecto este asociado a un contrato, es muy conveniente que nos aseguremos que el alcance que se defina, cumpla con lo estipulado en el contrato. Si bien no somos abogados y no tengamos conocimientos técnicos sobre los contratos, si debemos conocer el producto o servicio que se ofrece en el contrato y asegurarse que se está entregando lo que se estableció en dicho documento. Es frecuente entregar un producto o servicio que no es lo que se estableció en el contrato, generando conflictos entre las partes que participan en el proyecto. Puede ser que en nuestro país no estemos acostumbrados a revisar los contratos y creamos que así lo hemos hecho siempre por lo que no deberíamos de preocuparnos por cumplir un contrato, sin embargo, al tener serios problemas en un proyecto, lo primero que se revisa es el contrato para determinar qué aspectos no se han cumplido. Es frecuente preocuparnos cuando hablamos de revisar el contrato, sin embargo, lo podemos ver de otro modo, un contrato es un marco de trabajo que nos indica que se debe cumplir en ambas partes y que están de acuerdo en cómo se llevará el proyecto. Al cumplir con los compromisos definidos en el contrato, nos evitamos muchos problemas con el cliente y tenemos un mejor margen para negociar con ellos al momento de algún incidente en el proyecto.

Administrar los riesgos

Es frecuente que los Gerentes Proyecto registren los riesgos al inicio del proyecto y se olvidan de ello, prefieren enfrentarse a los problemas que aparecen en el día a día de una manera desorganizada. El manejo de riesgos nos puede ayudar a anticipar los problemas que podamos encontrarnos en un futuro cercano, no es un simple formalismos dentro de la gestión de proyectos. Cuando trabajamos en nuestro presupuesto y cronograma, podemos analizar los riesgos que nos puedan impedir nuestros objetivos, podemos prepararnos y tomar una decisión antes que se presenten. Durante el proyecto, podemos utilizar las reuniones de seguimiento para poder identificar nuevos riesgos y poder establecer un plan de acción en caso de que estos riesgos se conviertan una realidad. Una gestión efectiva de los riesgos podrá ayudarnos a tener un mejor control de los eventos que ocurran dentro el proyecto, podremos estar mejor preparado en comparación de un proyecto que no gestiona los riesgos.

Lecciones aprendidas

Una buena práctica dentro de la gestión de proyectos es aprender de los errores, recopilarlos, analizarlos y corregir los procesos para que no vuelva a ocurrir, en muchos proyectos el proceso de lecciones aprendidas se realiza al final de cada proyecto, sin embargo, es mucho mejor realizarlo cada cierto tiempo, de tal manera que podamos aprovecharlo lo más pronto posible. Por ejemplo, si una fase dura 3 semanas, puede que al final de esta fase se realice esta actividad. Si la fase en que nos encontramos, durará 10 meses, puede que sea mejor realizarlo esta actividad 3 veces dentro de esta fase, pues no podemos esperar que termine los 10 meses para hacer algunas mejoras. La experiencia no nos ayuda por sí sola, ¡la experiencia valuada si lo hará! Debemos analizar lo que ha ocurrido en cada lección aprendida y realizar una estrategia para que ya no vuelva a ocurrir. Cada proyecto es diferente su cultura empresarial, su gente, el país, etc. (aunque pertenezcan a la misma industria), por lo que debemos adaptarnos a cada situación. La receta que se aplicó en un proyecto no necesariamente será exitosa en otro proyecto, debemos adaptarnos a cada situación y mejorar nuestras habilidades constantemente.

«Fracasar es la oportunidad de comenzar de nuevo, con más inteligencia». Henry Ford

Referencias: PMI. PMBOK 6taEd.

Imágenes de: Avibert, Folblogg, Pixabay y Blog Venture Capital

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor del libro Forjando Nuestro Destino. Con más de 10 años en la gestión de proyectos de implementación de software, experiencia de supervisión, soporte y evaluación de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.

8_maneras_para_mejorar_la_gestion_de_proyectos – CC by-nc-nd 4.0 – Jorge Paz

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