Los equipos que comienzan a incursionar en el mundo ágil tienen un gran reto por delante, en especial si han trabajado en métodos tradicionales por mucho tiempo. Si eres uno de ellos, este artículo te ayudar a dar los primeros pasos en cómo hacer que el equipo vaya mejorando en cada iteración (o Sprint). Este artículo se puede aplicar en tus actividades diarias.

¿Porque es diferente la mejora continua en los equipos agiles?

Cuando se realiza una actividad para alcanzar un objetivo, se realiza el trabajo necesario para finalizarlos y una vez terminado, es usual pasar a otro tema de nuestro interés. Esto sucede en muchas actividades como proyectos, reuniones de equipo, etc. Lo que puede suceder es que surjan nuevas actividades que sean semejantes a las que ya hemos realizado, si nuestras prácticas no son las mejores y surgen errores en el camino, es muy probable que las volvamos a cometer. En una ocasión, unos compañeros participaron en la elaboración (con el cliente) de una presentación y esta duró más de un mes, me contaban que era desgastante, al ver un poco más como lo realizaban, me percaté que las reuniones tenían algunas malas prácticas que la repetían una y otra vez, luego de varias sugerencias para mejorarla, ésta finalizó, sin embargo, se tuvo que trabajar en mejorar algunas actividades para evitar esta misma situación en otra oportunidad. Esto mismo puede ocurrir en proyectos tradicionales (predictivos), el mayor impacto de estas malas prácticas es que se entrega un producto, servicio o resultado hasta el final de este, luego de pasar varios meses o años. Darnos cuenta de lo bueno o malo de lo que ocurrió hasta el final del proyecto, nos puede servir más para futuros proyectos que para el actual. Los proyectos con enfoque ágil, tienen procesos cortos para la entrega de valor como las iteraciones (Sprint), reuniones diarias, revisión del entregable(Review) con el cliente y la retrospectiva que ayudan entregar valor y mejorar en corto tiempo. El enfoque ágil permite dividirlo en partes más pequeñas para ser entregados en tiempos cortos para que el cliente lo inspecciones en corto plazo, da oportunidad para cambiar de rumbo de acuerdo a las necesidades del cliente y también nos da la oportunidad de mejorar en tiempos cortos, por lo que podremos adaptarnos mucho mejor a los cambios que se presenten en el proyecto. La actividad de retrospectiva nos ayuda a detectar estos puntos a mejorar para tratarlos en la siguiente iteración que se va a trabajar, esta actividad es clave para la mejora continua de equipos de trabajo.

Como realizar la retrospectiva

El objetivo de este proceso es identificar los cambios más útiles para volverlos a usar en la siguiente iteración e identificar los puntos a corregir, esto hará que se vaya mejorando el rendimiento del equipo. Esta actividad requiere de un facilitador para guiar la reunión y el equipo de desarrollo quienes aportaran en esta actividad.

Algunos temas que aparecen en la retrospectiva para mejorar en los equipos son:

• Problemas de comunicación del equipo.
• Poco conocimiento técnico para realizar la actividad dentro de iteración.
• Reuniones innecesarias.
• Alto control en los miembros del equipo. Dificulta la autogestión de éste.
• Pocas herramientas de gestión o conocimiento de ellas.
• No se haya alcanzado el propósito de la iteración.

El tiempo para realizar esta actividad dependerá de la duración de la iteración, por ejemplo, si dura un mes, la guía de Scrum indica que la actividad llevaría 3 horas, si la iteración dura una semana, el tiempo de esta actividad seria proporcional, es decir, sería de 45 minutos, por lo que es esencial aprovechar el tiempo para identificar los temas a mejorar para las siguientes iteraciones y decidir qué hacer. Para las iteraciones cortas (de una semana), se podrían hacer estas preguntas:

• ¿Qué actividades o procesos no ayudaron en alcanzar nuestro objetivo?
• ¿Qué se puede mejorar para la siguiente iteración?

Ya que las actividades realizadas no son muchas en una iteración tan corta, estas preguntas podrían ser suficientes. Ahora bien, si la iteración es de mayor duración, es posible que haya más temas a mejorar, a esto agreguemos el hecho que ya han realizado varias iteraciones y desean saber si se han aplicado las mejoras de retrospectivas anteriores, por lo que es probable que las preguntas anteriores no sean suficientes. Para estas situaciones, se puede realizar actividades adicionales para conocer el problema y determinar las posibles acciones a realizar, por ejemplo:

• Identificar los temas a tratar. Si el equipo es mayor a 3 personas y se hayan realizado varias actividades en la iteración, solicitar a cada miembro que exponga su punto de vista, puede llevar gran parte de la reunión. Si están realizando la actividad en modo presencial, pueden solicitar que llenen un post-it con sus comentarios para luego clasificarlos, si están en modo virtual, se puede solicitar que llenen un formulario(digital) para que automáticamente muestre los temas de mayor interés.
• Consultar el estado de las mejoras que resultaron de la retrospectiva anterior. Se desea saber el resultado de las acciones en la iteración que acaba de finalizar, puede que no se hayan implementado y sea un tema para seguir tratándolo en la retrospectiva actual.
• Priorizar en equipo. De los temas identificados, el equipo debe determinar los temas de mayor prioridad para ser tratados en esta reunión. Los demás temas pueden ser registrados para ser abordados en la próxima retrospectiva.
• Conocer el detalle de los temas a tratar en la actividad. Luego de escoger los temas, se consulta al equipo el detalle de estos para identificar las causas
• Definir qué mejoras se realizarán para la próxima iteración. Escoger demasiadas puede hacer que el equipo se abrume y pierda el objetivo de éstas, sería bueno seleccionar pocos temas para que se puedan ejecutar. Si una mejora puede llevar un tiempo considerable (en relación a la duración de la iteración) puede que sea una opción solo realizar esa mejora en la iteración o dividir esa mejora en otras más pequeñas para que se tome algunas para la determinar el momento para aplicarlas. Las mejoras a realizar deben poder medirse y llevar un registro para determinar si se pudo implementar y el resultado de éste.

El objetivo de esta actividad es poder determinar que puede causar el bajo desempeño del equipo de manera objetiva para ser mejorado en la siguiente iteración, conforme va transcurriendo cada iteración, puede mejorar el desempeño del equipo al aplicar las mejoras que propongan en cada actividad de retrospectiva.

Si no estás cometiendo ningún error, no estás innovando. Si estás cometiendo los mismos errores, no estás aprendiendo.

Rick Warren.

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades «. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.