Las reuniones son comunes en muchos aspectos en nuestra vida profesional y personal, sin embargo, algunas de ellas no resultan como esperamos. Es usual hacer una reunión (de manera espontánea) y no habernos preparado para ella, los resultados de esta estrategia pueden ser diferentes a lo que habíamos imaginado. Te comentare como podemos mejorar nuestras reuniones, ya sea como participante o como organizador.
Preparémonos para la reunión
Una reunión conlleva algunos preparativos para que tengan un mejor resultado, a nivel profesional, una reunión sin preparación puede generar una mala impresión de nuestro trabajo, las reuniones personales pueden tener este mismo resultado. Las reuniones se deben preparar con anticipación, esto nos ayudará en poder cumplir nuestro objetivo. Algunos puntos que podemos tomar en consideración son:
- Identificar cuál es el tipo de la reunión. Identificamos si es una reunión de seguimiento, negociación, control, social, etc. Esto no es tan obvio como parece, he visto reuniones sociales a personas comportarse como si estuvieran en la oficina, generando un malestar en los demás miembros que participan en esta. Aunque sean de carácter laboral, los resultados de cada tipo de reunión son diferentes, por ejemplo, una reunión de seguimiento es diferente a una negociación, este último busca un acuerdo y el primero busca saber cómo estamos y que paso se debe seguir.
- Qué objetivo esperamos alcanzar. Definimos que resultados esperamos de esta actividad. Es común ir a una reunión y no saber que vamos a obtener, cuando no sabemos que queremos, alguien más puede aprovechar para dirigirla a otro objetivo y sacar ventaja.
- Ser los mejores en los temas que participaremos en la reunión. Luego que sabemos que deseamos obtener, debemos prepararnos en los temas que se abordaran en esta actividad, es frecuente ver a personas que no pueden contestar sobre temas que están exponiendo. Si hemos tenido varias reuniones sobre el mismo tema, debemos ir mejorando cada vez más, esto hará que las personas puedan confiar en nosotros.
- Convoquemos a las personas que necesitan estar en esta reunión con anticipación. Es frecuente invitar a todos los que conocemos para que participen en una reunión, esto puede dar varios resultados, tenemos personas que no saben porque están en esta actividad, generen un caos para dirigir la reunión, etc. Es una buena práctica convocar a personas que pueden tomar una decisión o puedan aportar a la reunión.
- Definamos la agenda. Es una manera de llevar el control de la actividad, puede que pensemos que es algo innecesario, sin embargo, al dominarlo, tendremos claro el camino para alcanzar nuestros objetivos en las reuniones, al no tener una agenda, no sabremos a que dirección vamos. Al tener claro la agenda, sabremos el orden de los temas a tratar, quien es el responsable de cada tema, en qué momento se responderá a preguntas, podremos compartir la agenda a los participantes con anticipación, etc.
- Reunámonos previamente con las personas claves antes de convocar la reunión. Hay reuniones que tendrán como objetivo tomar algún tipo de decisión que nos puede afectar, es una buena práctica reunirse con anticipación con estas personas para conocer su posición. Si hay alguna discrepancia sobre algún tema, podemos trabajarlo antes de llegar esta reunión o negociarlo con esta persona, el objetivo de estas actividades previas es llegar a la reunión con acuerdos y podamos alcanzar los objetivos que hemos definido. Si no hemos conseguido los resultados deseados en estas actividades previas, lo mejor es no tener esta reunión, así podremos trabajar en los temas que hay desacuerdo.
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Asegurémonos que el ambiente esté listo para la reunión. Anteriormente se hablaba del espacio físico, ahora estamos hablando de las reuniones virtuales, es común tener conferencias con personas en otros países. Aunque la modalidad puede ser física o remota, debemos preparar el ambiente para que pueda cumplir los objetivos deseados. Debemos revisar la herramienta que utilicemos sea manejada por los participantes, el horario de la reunión, para algunos países, la hora esta adelantada en comparación a nuestro país, etc.
Buenas practicas dentro de una reunión
La forma en que comunicamos en una reunión puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso de la reunión, puedes tomar en consideración estos puntos para poder obtener los resultados que deseamos.
- Mostremos seguridad al hablar. Es natural mostrar inseguridad en las primeras reuniones que participamos o que dirijamos, si nos preparamos con anticipación, podemos tener mayor seguridad en los temas que estemos hablando.
- Demos el ejemplo. Debemos llegar antes que inicie la reunión, seamos respetuosos, mantengamos la agenda, dejemos el móvil a un lado, etc. Si no mantenemos estos puntos, las demás personas pueden que tampoco lo hagan, esto puede generar un problema. En las reuniones presenciales, se ha vuelto un mal habito estar revisando el celular, algunos creen que están dando una imagen de importancia, sin embargo, están mostrando una falta de respeto a los demás.
- Evitemos la confrontación. Debemos trabajar en mantener la calma en situaciones de mucha tensión, en alguna ocasión hemos perdido el control y nos hemos lamentado después. Trabajar en mantenernos calmados, hace que podamos observar que está sucediendo en la reunión y podemos tomar una mejor decisión.
- Seamos concisos al hablar. Puede que creamos que dar todo el detalle sobre un tema es lo mejor, sin embargo, puede distorsionar el mensaje, también puede causar que la reunión se extienda y ya no sea productiva. En ocasiones, damos mucho detalle porque no sabemos cómo comunicar el mensaje, por lo que comenzamos a detallar para que las personas se den una idea de lo que queremos comunicar. Nuestro mensaje debe ser claro y conciso, si alguien desea más detalle del tema que estamos hablando, podemos darlo.
- Aprovechemos el uso de las presentaciones. En ocasiones nos apoyamos en las presentaciones para mostrar un mensaje, sin embargo, puede distraer a la audiencia si no sabemos utilizarlo correctamente, he visto muchas reuniones donde los participantes siguen el mouse que ven en la presentación por lo que se distraen del mensaje principal. El uso de gráficas nos pueden ayudar a transmitir un mensaje, podemos utilizar recursos que nos apoyen a transmitir un mensaje, sin embargo, el exceso puede generar un resultado opuesto. Evitemos agregarle mucha información o animación que no le agrega valor al mensaje que deseamos transmitir.
- Evitemos dar muchos números. La mayoría de personas reciben mejor los mensajes a través de imagines, como las gráficas. Puede que perdamos la atención de las personas si hablamos de muchos números, de seguro solo pondrán atención de algunas cifras, por lo que debemos asegurarnos de mostrar los datos que sean necesarios para comunicar.
- Mantengamos la agenda. Tratemos de no agregar más elementos a la agenda para lograr los objetivos que hemos definido. Es un riesgo aceptar temas que no estaban planificados ya que puede que no estemos preparados y pueda generar resultados no deseados.
- Pongamos atención a las personas. Necesitamos de otras personas para alcanzar nuestros objetivos y este tipo de actividades es donde ponemos a prueba nuestras habilidades para relacionarnos con los demás, debemos tratar a los demás como quisiéramos que nos trataran a nosotros.
- Seamos proactivos. En
la evolución de la reunión se evidencia la posición de cada participante, unos están en la posición de no comprometerse, si no saben alguna respuesta de su especialidad no solo dicen que no saben, tampoco se comprometen a averiguarlo, otros están a la defensiva, etc. La consecuencia de esta actitud es que los avances son pocos, se evidencia la falta de compromiso de los integrantes y esto dificulta que alcancemos los objetivos que hemos definido. Una opción es mejorar nuestra actitud, trabajar en equipo, si no sabemos algo, asegurémonos que en la próxima reunión tenemos un avance de lo que nos piden, apoyar a los demás, etc. Esto nos ayudará a mejorar a manejar la reunión, serán más productivas y podemos seguir adelante con la agenda definida.
Después de la Reunión
- Demos seguimiento a los acuerdos. Los temas que se hayan acordado, debemos ejecutarlos o asignarles un responsable y dar seguimiento, si no damos seguimiento a los acuerdos, desmotivará a las personas que estuvieron en la reunión, pueden pensar que la reunión que organizamos no son efectivas.
- Aprendamos de lo sucedido. Evaluemos el resultado de la reunión, analicemos que temas debemos mejorar para la próxima reunión. Analicemos que elementos se deben agregar o eliminar para aprovechar este tipo de actividades. Debemos mejorar continuamente.
«No hay problema que no podamos resolver juntos, y muy pocos que podamos resolver por nosotros mismos», Lyndon Johnson
Referencias:
http://www.jorgepazcoach.com/porque-no-me-conecto-con-los-demas/
http://www.jorgepazcoach.com/como-puede-ayudar-la-actitud-a-mejorar-nuestras-vidas/
http://www.jorgepazcoach.com/como-hacer-que-nuestro-mensaje-se-comprendido-por-los-demas/
Imágenes:
http://maestroenredado.blogspot.com/2016/02/5-consejos-para-mejorar-las-reuniones.html
http://clavesliderazgoresponsable.blogspot.com/2017/07/como-acabar-con-la-locura-de-las.html
Acerca del autor:
Jorge Paz es Coach y Consultor, autor del libro Forjando Nuestro Destino.Con más de 10 años en la gestión de proyectos de implementación de software, experiencia de supervisión, soporte y evaluación de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.
