Es un concepto que se da por hecho en los proyectos, sin embargo, puede tener muchas interpretaciones haciendo que los resultados sean diferentes. Si deseas saber un poco más, te invito a seguir leyendo.
Las gestiones de los proyectos siguen evolucionando, estos se miden de diferentes maneras, dependiendo de quien lo vea, por ejemplo, años atrás, los ejecutivos determinaban el valor si la inversión se recuperaba (por lo menos), por lo que sus decisiones eran influenciadas por el alcance, tiempo y costo. Ahora, en un mundo globalizado, en donde la información se obtiene de manera inmediata, los resultados de las decisiones se aprecian en un plazo de días (en algunos mercados) y no de meses. Esto se pudo apreciar cuando la mayoría de los países pasaron a un confinamiento para controlar la pandemia, muchos negocios comenzaron a cerrar porque no se adaptaron a una situación que nadie esperaba, sin embargo, hubo otras empresas que se adaptaron y comenzaron a cambiar sus estrategias para sobrevivir. Vieron la necesidad de adaptarse a un mercado cambiante y no podían esperar a tomar decisiones u obtener resultados a mediano o largo plazo porque había una probabilidad que ya no existirían. Tuvieron que hacer algunos cambios, incluso en su cultura organizacional, muchos pensaron que el trabajo remoto era simplemente una idea y vieron que de la noche a la mañana tuvieron que hacerlo y para algunos, fue la mejor decisión. Se dieron cuenta que debían mejorar sus procesos, cambiar el enfoque del proyecto (de predictivo a ágil, por ejemplo), este cambio de estrategia tenía un fin, era el de crear valor para el cliente en corto plazo. Estos cambios no solo se refieren a hacer cambios en su manera de trabajar, sino también en su mentalidad, ver la situación desde el punto de vista de valor, es decir, tomar decisiones para que el producto, servicio o resultado genere mayor valor al cliente (usuario final), pero ¿y no es lo que se persigue en los proyectos? La diferencia es que el cliente reciba algo que realmente utilice, no se limita a la mejora del precio o calidad del producto. Cuantas veces ocurre que se entrega un producto que tiene un sinfín de funcionalidades y realmente el usuario apenas utiliza un porcentaje de éstas, y peor aún, cuantas veces se ha atrasado un proyecto porque las funcionalidades que nunca se utilizarán generan un esfuerzo y costo significativo.
Conocer los beneficios del proyecto desde el inicio
Así como los futuros directores de proyecto se involucran en las actividades preliminares del proyecto, hay otros directores que se incorporan a mitad de éste por alguna razón, sin embargo, es necesario que tengan claridad de los beneficios que se espera al final del proyecto y a quienes benefician, esto es una de las razones del porqué nace un proyecto, hace que la estrategia se alinee a la razón de ser de éste. Implica conocer quien se va a beneficiar del resultado final, si el beneficio se verá a corto o a largo plazo, etc. Tener claro quienes, como y cuando se recibirán los beneficios, da una mayor claridad en la visión del proyecto porque tendrá una razón el establecer los objetivos a alcanzar en el proyecto.
Crear valor implica acercarse al usuario final
Si están en un mercado cambiante, el proyecto se mueve a ese ritmo, esto hace que el acercarse al cliente se convierta en una actividad recurrente, tiene algunas ventajas como el que el cliente aporta más al producto, alinea las expectativas o incrementa la satisfacción de éste. Acercarse al cliente implica trabajar en actividades para obtener los mejores resultados en la interacción entre ambos, puede implicar crear prototipos, mostrar avances del trabajo realizado o realizar entregas parciales cada cierto tiempo. El objetivo de ello es que el cliente pueda dar su opinión del avance, esto nos da oportunidad a realizar las correcciones necesarias y no esperar hasta que el producto esté terminado.
Los usuarios les interesa lo que reciben, no los documentos del proyecto
Esto es un cambio de paradigma, los que hemos trabajado en proyectos predictivos, la documentación es parte nuestros procesos, vemos la utilidad en ellos cuando ocurren problemas o malos entendidos con el usuario (o cliente) y los tenemos como soporte. El resultado de ello es que se dedica demasiado tiempo a realizar este tipo de actividades y realmente al final del proyecto, esta documentación se queda guardado para la posteridad. En mi experiencia, sólo he presenciado a un cliente (que forma parte del estado) el uso de esta documentación para defender los procesos utilizados ante los auditores después de cerrar el proyecto años atrás. En los enfoques agiles, se da mayor prioridad tener un producto que funcione a una documentación que no será útil para el usuario. ¿Esto quiere decir que no hay que realizar más documentación? No, más bien es realizar la documentación que sea necesaria para crear valor, no más de ello, esto implica definir las reglas claras del proyecto, se establece al inicio de éste (si es un proveedor, se aclara en el contrato) la documentación mínima para que el proyecto sea aceptado por todos, por ejemplo, actas de cierres. Algunos confunden un documento del proyecto con un entregable, por ejemplo, un manual de usuario es un entregable y no un documento del proyecto, ¿por qué? Porque el usuario si va a utilizar un manual de usuario para aprender a utilizar un producto.
Crear valor implica adaptarse y mejorar
Un objetivo del proyecto es entregar el mejor producto, servicio o resultado, esto conlleva mejorar en las actividades que se realizan para alcanzar este objetivo, la clave no es solo trabajar en mejorar, sino más bien la periodicidad, entre más corto sean los plazos de mejora, hay mejor probabilidad que el rendimiento del equipo aumente. Las actividades de mejora no solo tienen como objetivo corregir malas prácticas, también es adaptarse a los cambios que ocurren en el proyecto para seguir creando valor, esto puede requerir no sólo un cambio en la dirección del proyecto, sino que necesite mejorar las habilidades y prácticas del equipo para alcanzar estos nuevos objetivos.
No sabemos si estamos creando valor si no lo medimos
Creer que hay valor en lo que se realiza en los proyectos no es suficiente, es necesario medirlo para tomar decisiones que ayuden a alcanzar los objetivos del proyecto. Hay muchas métricas utilizadas en los proyectos algunos de ellos se utilizan para conocer el rendimiento del equipo, cómo esta los costos del proyecto o si se está creando valor al usuario.
Los proyectos deben buscar crear valor a las personas que lo van a utilizar, esto hace que el equipo de proyecto se enfoque en trabajar para alcanzar estos objetivos y en ocasiones, tengan que salir de su zona de comodidad.
Acércate más que nunca a tus clientes. Tan cerca, de hecho, que puedas decirles qué necesitan antes de que lo sepan por sí mismos
Steve Jobs
Acerca del autor:
Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades«. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.
