La incertidumbre siempre se encuentra en todas las actividades que realizamos, en algunas ocasiones será menor que otras, uno quisiera que todo resultara según lo hemos planeado, sin embargo, algo puede salir mal, el problema no es la incertidumbre, sino como nos adaptamos a ello, en especial si estamos trabajando en equipo.

¿Porque no nos gusta la incertidumbre?

La incertidumbre aparece en todo momento, en nuestro trabajo, en nuestra salud o en nuestro diario vivir, puede alterarnos como sentir ansiedad, angustia o duda por decir algo, recuerdo en una ocasión, sentía un malestar en el estómago y me resistía visitar a un doctor, creía que era un problema pasajero, sin embargo, los días transcurrieron y no mejoraba, me sentía intranquilo porque mi mente pensaba las posibles enfermedades que podría padecer, al final, fui y mi malestar era tratable, esto disminuyó mi ansiedad. Aunque parezca un tema sencillo, esto nos pasa en cualquier situación: la incertidumbre de no conocer las causas de lo que ocurre y no saber cómo arreglarlo. Esto lo podemos observar con las personas que están a nuestro alrededor, cuando tienen una situación que desconocen, se angustian y comienzan a pensar en muchas alternativas porque desconocen lo que ocurre. En los equipos ocurre los mismo, pero, sus consecuencias pueden ser mayores porque afectan a más personas, si trabajan en un proyecto, puede atrasarse e impide su finalización por las malas decisiones que se toman.

¿La resistencia al cambio tiene que ver con la incertidumbre?

La incertidumbre significa hacer frente a algo que desconocemos, esto puede movernos de nuestra zona de confort ya que no sabemos si tendremos que hacer actividades que no estamos acostumbrados para resolver esta situación, esto nos conlleva a resistirnos en aceptar lo que ocurre, deseamos realizar las mismas actividades en que somos buenos para solucionar nuevos problemas. Si están resolviendo un problema en equipo, esta resistencia para realizar nuevas actividades puede llevar a un conflicto entre los miembros. En una ocasión, trabajé en un proyecto que implementaría mejoras en un departamento, la coordinadora del departamento estaba apoyando el proyecto, sin embargo, su equipo no, estaban acostumbrados a ser los únicos especialistas en las áreas que manejaban, creían que con estos cambios ya no lo serían por lo que se resistían, no veían los beneficios que tendría y su coordinadora no lo había presentado de esa manera, en el transcurso del proyecto, esto generó muchos conflictos, al final, las mejoras fueron implementados, sin embargo, la coordinadora solicitó que la cambiaran de departamento para evitar más conflictos con los demás.

Los equipos deben tener una mentalidad de adaptación

Existen formas de trabajar que se basan en planificar todo desde el inicio y tratar de no salir de esa planificación, si el trabajo a realizar se conocer muy bien, por ejemplo, construir un edificio en el que tiene definido el detalle de cada oficina y no hay cambios que altere esta planificación, además que el equipo de construcción ha tenido experiencia en construir este tipo de edificios, lo más probable que la incertidumbre sea muy baja. Ahora bien, si el trabajo acepta cambios en todo momento, como crear un producto en corto plazo para responder a las demandas del mercado, es mucho mejor cambiar el enfoque de trabajo, como aceptar los cambios y adoptar estrategias para moverse de acuerdo a esos cambios. Esto significa que planificar a largo plazo no sea la mejor opción, sino hacerlo en periodos muy cortos. Esto puede significar para muchos un cambio de mentalidad, ya que adaptarse significar salir de la zona de comodidad que uno ha creado, aceptar que hay que aprender continuamente y esto requerirá un esfuerzo al que no estemos acostumbrados.

Tomar decisiones en base a la evidencia

Aceptar los cambios y adaptarse son necesarios para hacer cambios en las actividades que realizamos como equipo, una práctica que se asocia a la adaptación es la improvisación, para algunos, dar una solución inmediata a un problema puede funcionar(es probable tengan la habilidad o experiencia para solucionarlo), sin embargo, no siempre da buenos resultados, hay una mejor probabilidad de éxito si se basa en datos y en un plan que pueda modificarse para tomar una decisión, cuando tenemos la idea de lo que hay que hacer y hay datos que lo respalden, la probabilidad que la solución resulte aumenta en comparación de improvisar.

La planificación está presente en todo

Muchos creen que la planificación se da únicamente en los proyectos al realizar un documento que indique se hará, he escuchado decir a algunos que la planificación es una pérdida de tiempo, sin embargo, lo que no se dan cuenta es que planificamos todos los días. Ponernos de acuerdo en reunirnos con alguien, cocinar un pastel, hacer la lista de compras, prepararse para salir a la oficina y otras actividades que realizamos, requiere de planificación, si planificamos correctamente, estas actividades tendrán éxito. Trabajar en equipo requiere definir que se espera, que problemas se pueden encontrar, como medir lo que se hace y determinar si está bien o no es planificación, lo importante es hacer cambios en esta planificación de acuerdo a la situación que se está manejando.

Mejorar continuamente es esencial en un equipo que se adapta

Los equipos que se adaptan ven que es lo que están haciendo y tratan de mejorar, en los equipos agiles, revisan sus actividades en periodos cortos, esto les ayuda a corregir en corto plazo, en los equipos tradicionales, es usuario definir el trabajo a realizar y luego de varios meses, se revisa que salió mal, en muchas ocasiones, los temas a mejorar no salen de esa reunión y siguen haciendo las cosas como siempre. Mejorar continuamente significa que se revisa las actividades a mejorar, cuando se harán esas mejoras y como se medirán, la medición es un tema que muchos no están acostumbrados, esto es parte de adaptarse y aceptar el cambio en las actividades que se realiza.

Los equipos que se adaptan realizan actividades para aceptar los cambios de dirección y mejoran continuamente para acercarse a los objetivos definidos.

«No puede haber vida sin cambios, y tener miedo de lo que es diferente o desconocido es tener miedo de la vida».

Theodore Roosevelt.

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades «. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.

Equipos que se adaptan para afrontar la incertidumbre