En la actualidad, las reuniones virtuales es una actividad frecuente, en especial si los equipos no se encuentran en el mismo país, sin embargo, se ha vuelto habitual que los jefes inmediatos dediquen más del 60% del día a estar en reuniones y en algunos casos, creen que el equipo o proyecto que tienen a cargo se gestionará a base de reuniones, en la mayoría de los casos, los resultados no serán los esperado, sabes por qué? Si deseas saber más, sigue leyendo.
¿Qué pasa cuando siempre estamos en reuniones?
Hay una creencia que entre más reuniones tenga al día, mas importante será dentro de la organización, algunos han pasado mucho tiempo de esa manera y han perfeccionado el arte de estar en reuniones, lo ven como su mayor fortaleza, saben imponerse a los demás, saben que decir en momentos incomodos, etc. He conocido a muchas personas que se han vuelto exitosas dentro de una organización trabajando de esa manera, a muchos les va muy bien cuando no tienen equipos a dirigir o su rol no requiere supervisa equipos directamente, sino que recibe reportes de sus subalternos. Ahora bien, si esta persona si tiene que dirigir equipos, las cosas pueden cambiar, estar mucho tiempo en reuniones puede afectar el desempeño de esta persona y su equipo, estos efectos podrían ser:
- Trabajar fuera del horario laboral, la persona que participa todo el día en reuniones tienen que revisar o apoyar al equipo que dirige al final del día. Esto puede atrasar los resultados y generar malestar del equipo porque tengan que esperar a su jefe fuera de horario.
- Si las reuniones generan compromisos y los involucrados siempre están en reuniones, es muy probable que no los cumplan porque están todo el día en reuniones. He visto que, en algunos casos, no les da el tiempo para delegar esos compromisos a sus subalternos.
- Se vuelven dependientes de las reuniones, creen que, para realizar una actividad, necesitan realizar una reunión esperando resolverlo en ese momento. En una ocasión, un cliente convocó a una reunión solo por el hecho que estaba en su plan de trabajo, al iniciar dicha sesión, fue claro que era necesario realizar varias actividades para realizar esta reunión, así que se tuvo que agendar otra reunión para tratar este tema con mayor información. Es común ver a las personas que convocan a reuniones que entran a ellas sin prepararse, toman tiempo de esa reunión para armar una presentación o ponerse de acuerdo de los temas a tratar, esto genera molestia dentro de los participantes.
- Falta de dominio de los temas que están tratando, esto puede ser normal para un gerente de alto nivel, sin embargo, si no tenemos ese nivel de jerarquía, es probable que esperen que tengamos mayor detalle, si nuestros superiores lo notan, es posible que pidan el apoyo de otra persona para tener mayor control del tema a tratar. Así como hay personas que realizan un esfuerzo adicional (fuera de horario) para tener mayor dominio de los temas que se tratan, hay otros que prefieren no esforzarse y defender su posición del porque no saben más del tema que tratan en las reuniones.
- Desgaste por participar en varias reuniones al día. En una ocasión, apoye a un director de proyecto del cliente, tenía mucha personalidad, se apreciaba que se sentía a gusto participando todo el día en reuniones, sin embargo, se notaba que no conocía a detalle del negocio, por lo que al escuchar de un tema que no conocía, rápidamente comprometía a otras personas a realizar una reunión para conocer del tema, argumentaba que el resto del equipo necesitaba clarificar estos temas, con el tiempo, los participantes de la reunión(virtual), salían de ésta al escuchar al director que iba a solicitar una nueva reunión, con el tiempo, los participantes ya no participaban argumentando tener otras reuniones.
- No cumplen sus objetivos, algunas personas que están todo el día en reuniones y no alcanzan sus objetivos, no saben porque no los alcanzaron si todo el día están trabajando, otros argumentan que son imprescindibles en las reuniones y con ello justifican el bajo rendimiento de su trabajo.
¿Cómo podemos mejorar las reuniones?
Algunas de las causas pasan por no saber manejar las reuniones, sin embargo, hay una causa que muchos líderes de equipos pasan por alto, esta es no saber administrar su tiempo, no están acostumbrados a realizar actividades de acuerdo a las prioridades que tienen, no ven como una opción el mejorar y ser más productivos. Otra causa de un mal rendimiento es no saber delegar, muchas personas tienen la idea que tienen que ser imprescindible, esto baja el rendimiento de su trabajo y del equipo. Algunas buenas prácticas para mejorar el rendimiento de las reuniones son:
- Revisar las prioridades de las actividades, determinar qué temas pueden esperar y que temas tienen que abordarse ahora. En una ocasión, un líder me comentaba que tenía muchas reuniones, había adelantado varios temas, pero había otros que estaba atrasado un par de semanas, estaba siendo presionado por sus jefes por estos atrasos. Al preguntarle que faltaba para terminarlos, me comentaba que simplemente le faltaba tiempo para sentarse y finalizarlos. Al hablar un poco más de este tema, se dio cuenta que podía trasladar las reuniones que no eran importante para más adelante, en un par de estos temas, era consciente que tendría que ir a defender ese cambio de agenda y su equipo iba a realizar un esfuerzo extra, sin embargo, lo veía necesario.
- Identifica a los miembros claves del equipo para delegar el trabajo, es estratégico reunirse con ellos y delegar nuestro trabajo para que lo realicen, se aprovecha para resolver dudas e indicar los objetivos a cumplir. En los equipos de dirigía, hacíamos reuniones al inicio del día, estas reuniones eran de los objetivos a alcanzar, al principio requería pasar cada cierto tiempo del día a sus escritorios (o llamadas cortas) para ver si tenían alguna duda, con el tiempo se fue dejando las reuniones a primera hora del día, en algunas situaciones, nos hablábamos por teléfono antes de llegar a la oficina.
- Tratar de mantener una hora en el día para realizar reuniones urgentes, esto puede ser difícil de gestionar, agreguemos mayor dificultad si tratamos con un cliente, esto hace que las actividades del día sean más predecibles. Es una práctica común (no quiere decir que sea la mejor práctica) que llamen a reunión a cualquier hora del día y dejemos nuestras actividades a un lado, esto genera que nuestro rendimiento decaiga. Si ya somos parte de ese grupo de personas que estamos en reuniones todo el día, podemos coordinar las agendas de los demás asistentes para que se aborde en una hora específica los temas que aparezcan en el día. Esta es una sugerencia que será difícil de poner en práctica si no sabemos administrar nuestras prioridades. Algunos podrán argumentar que no pueden rechazar una reunión de último momento de sus jefes, esto es cierto, sin embargo, es de analizar si las reuniones son realmente importantes o pueden influenciar a sus jefes en trasladar esa reunión para más adelante. Si esas llamadas urgentes ocurren todos los días, puede ser que la causa sea otra, como una falta de agenda.
- Involucrar a las personas indispensables a las reuniones, es habitual convocar a más personas «por si necesitamos de su apoyo». Si necesitan consultarle a una persona que no está en la reunión, pregúntense si la respuesta de esa persona desencadena una decisión (y que tan importante es) en esa reunión, si la respuesta es afirmativa, traten de convocarle ahí mismo o en la próxima reunión.
- Mantener una agenda, las reuniones que no tienen una agenda, tiene altas probabilidades que se salga de control.
- Preparar las reuniones antes de realizarse. Asegurarse que tienen la documentación correcta para la reunión y que están preparados.
Si bien las reuniones ayudan al éxito de una actividad o proyecto, estas deben manejarse correctamente para no crear una brecha entre las personas que se participan en las reuniones y el equipo que produce un producto, servicio o resultado.
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Acerca del autor:
Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades «. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.
