La administración de prioridades

¿Te has puesto a pensar que, en la mayoría de situaciones, realizamos muchas actividades, sin embargo, no avanzamos en nuestros objetivos? Yo si lo he hecho y en algunas ocasiones me deprimo porque no avanzo lo que deseo y mis objetivos se alejan, sigue leyendo y te contare que he descubierto.

El manejo de las prioridades es un factor muy importante para alcanzar nuestras metas. En nuestro mundo, donde estamos inmersos en actividades relacionados con nuestro trabajo y las redes sociales ocupan gran parte de nuestro tiempo y puede que no sean estratégicos a nuestros planes personales y profesionales por lo que es necesario hacer un cambio.

Cuando inicié a gestionar proyectos, comencé a darme cuenta que había muchas cosas que hacia y no estaban planificados y que tenían un carácter de urgencia, tenía problemas en delegar el trabajo ya que creía que el equipo estaba muy ocupado y que era mejor no delegarlo y esto significaba salir muy tarde de la oficina. Al reflexionar un tiempo en estas situaciones, me percaté que estas aplicaban en varios ámbitos tanto personales como profesionales, pude concluir que, al no priorizar mis actividades, obtenía lo siguiente:

• El rendimiento no es el mejor, en ocasiones uno se paraliza por tener muchas actividades por realizar al mismo tiempo y no saber cuál ejecutar.
• Darles a todas las actividades la misma prioridad, esto es la causa de que se tenga mucho trabajo. En ocasiones le damos una alta prioridad a una solicitud originada por teléfono y no reparamos a analizar si esta solicitud pudo ser:

o   Una actividad poca estratégica o de poca urgencia.

o   Delegada a otra persona.

o   Entregada a mediano o largo plazo.

• Agotamiento físico y mental, sentimos que no hay un final, creemos que es normal este nivel de agotamiento.
• Baja calidad del trabajo que estamos realizando, al tener muchas actividades al mismo tiempo, tenemos una premura en terminar una actividad lo más pronto posible y seguir con otra actividad, haciendo con frecuencia un trabajo que no cumplan con los requisitos que se desea entregar.

En ocasiones al tener una agenda llena de “actividades urgentes” hace pensar que no da tiempo a realizar otras actividades personales o estratégicas (que no tienen una urgencia porque alguien no lo está solicitando en ese momento), sin embargo al ocurrir una urgencia originada por su jefe inmediato y que no estaba en su inventario de urgencias, resulta que al momento de  trabajar exclusivamente en esa actividad dejando los demás temas “urgentes” pendientes, nos damos cuenta que en varias ocasiones no pasa nada, es decir, que pudimos realizar otras actividades sin afectar a la mayoría de los temas  que habíamos catalogado “urgente”  y estos no fueron afectados, esto nos da una idea de que se puede mejorar nuestra administración de prioridades para que podamos cumplir nuestros objetivo.

La administración de prioridades nos ayudara a mejorar nuestro desempeño personal y profesional, nos ayudara a enfocarnos en aquella actividad donde realmente nuestro aporte sea realmente necesario y estratégico, por lo que es importante tener en consideración lo siguiente:

• Se puede delegar el trabajo, podemos analizar las actividades que estamos realizando y evaluar que integrantes del equipo puede apoyarnos, esto nos puede ayudar de varias maneras, podremos motivar a los miembros del equipo a aportar a la empresa y dar oportunidades de crecimiento a las personas que deseen tomar el desafío de realizar actividades que no son habituales en ellos.
• Hay actividades que involucre resolver un problema que se sea repetitivos cada cierto tiempo, por lo que pueden ser mejorados para que no ocurran con frecuencia o se resuelvan definitivamente. Esto tiene muchas aristas, dependiendo del problema que se enfrente.
• El trabajar más de 8 horas al día no significa que está alcanzando sus metas. Es más productivo analizar un problema y ver las opciones a resolver que trabajar inmediatamente resolviéndolo a prueba y error.
• Habrá actividades personales o profesionales que no sumaran en cumplir nuestras metas, podemos dar muchos ejemplos, si tu trabajo no es estar en las redes sociales, puede que esta actividad sea un problema grande si le dedicas más de una hora al día en estar en este tipo de actividad, otro ejemplo son las reuniones de trabajo, este si no tiene una agenda, puede ser poca productiva y nos ocupara gran parte en nuestra agenda diaria.

Para administrar las prioridades, podemos realizar lo siguiente:

• Las prioridades deben realizarse en base a los objetivos trazados tanto personal como profesional, este será una base de cómo definir las prioridades de las actividades que estemos realizando.
• Se debe clasificar las prioridades en base a la urgencia y su importancia, para esto nos puede ayudar la Matriz de Eisenhower, donde nos ayudara a gestionar nuestras acciones de acuerdo a cada situación:

o   Importante-Urgente: se relaciona a las crisis, presiones, actividades con fecha de vencimiento, hay que realizarlo de manera inmediata.

o   Importante-no urgente: se asocia a relaciones personales, oportunidades, crecimiento personal, etc. Hay que planificarlo e incorporar tareas a rutinas diarias para poder desarrollar la actividad.

o   No importante-Urgente: se asocia a interrupciones, reuniones, llamadas, presiones familiares, etc.  Estas actividades se pueden delegar.

o   No importante-no urgente: se asocia a cualquier detalle, distractores, actividades placenteras, etc. Estas se pueden delegar o simplemente no realizar.

• Podemos ayudarnos aún más con las herramientas que nos comenta el Dr. John Maxwell que indica en su libro “21 leyes irrefutables del liderazgo”:

o   Principio de Pareto, debemos dedicar un 20% de nuestras prioridades principales para que nos pueda dar el 80% de producción.

• • Si nos enfocamos en el 20% de los errores que causan el 80% de las fallas que generan en una fábrica.
  • Enfocarnos en el 20% de los miembros claves de un equipo, producirá el 80% de resultados.

o   Selección de prioridades, Las 3 R´s:

• • Requisitos, son todas las actividades que realmente requieren de mi persona y no se puede delegar, esta es muy importante para desligarnos de las actividades que no es imprescindible que lo hagamos nosotros.
• Retorno ¿se debe enfocar los esfuerzos en las actividades que generan un mayor retorno a la empresa? Si alguien en el equipo puede desarrollar esta actividad muy bien o mejor, habría que delegarlo para que pueda generar una mayor productividad.
• Recompensa que actividades nos generan una satisfacción personal, esto nos genera un impulso a seguir adelante.

Es importante gestionar nuestro tiempo para poder realizar nuestras metas personales y profesionales.

Hazte estas preguntas:

• ¿Haces actividades que te dan mayor recompensa a ti o a otras personas?

 

• ¿Haces todas las actividades o solamente la que realmente requieren de ti?

 

 

 

• ¿Realizo actividades urgentes en lugar de realizar actividades importantes?

Referencias:

John Maxwell. Las 21 leyes irrefutables del liderazgo.

 

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor del libro Forjando Nuestro Destino. Con más de 10 años en la gestión de proyectos de implementación de software, experiencia de supervisión, soporte y evaluación de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.