La importancia de delegar el trabajo

Una de las características de los jefes o líderes con poca experiencia es que no delegan el trabajo, se aferran a realizar el trabajo pensando que no habrá otra persona que lo pueda hacer mejor o que el equipo está muy ocupado para realizar el trabajo. Cuando inicié a dirigir proyectos, pensaba de la misma manera, el resultado fue que tuve mucho estrés, afectó mi vida personal y los resultados no fueron los esperados. Con el tiempo me di cuenta que el delegar el trabajo era la mejor opción cuando tienes una actividad (o proyecto) que es compleja, diriges a un equipo o que es a largo plazo.

¿Porque no delegamos?

Puede que creamos que si tenemos la responsabilidad de entregar un resultado significa que tenemos que hacerlo y no hay otra persona más que pueda realizarlo, sin embargo, es posible que las razones sean otras:

  • Inseguridad. Pensamos que, si alguien más realiza el trabajo, puede estar en riesgo nuestro puesto. Aunque sea real, no necesariamente sea una causa que nuestro puesto esté en juego, sino que nuestro desempeño general no sea el esperado. Sería mejor trabajar en nuestras aptitudes y actitudes para ser los mejores en lo que hacemos, entre ellos el saber delegar.
  • Capacitación. Puede requerir explicar el contexto del problema o la necesidad de capacitar a las personas para realizar el trabajo, esto puede ser la respuesta más cómoda para no delegar, sin embargo, el tiempo que dedicamos a capacitar tendrá grandes beneficios a mediano plazo, ya que tendremos a un equipo más capacitado para realizar más tareas.
  • Problemas en la calidad o retraso en la entrega de las tareas. Es un riesgo alto a superar a corto plazo, esto puede implicar que se tenga que reemplazar a las personas hasta que se encuentre al ideal para realizar este trabajo.
  • Pueden ganar más experiencia y buscar otro empleo. Este una razón para no delegar o capacitar, algunos jefes argumentan que las personas capacitadas en ciertas actividades se marcharán de la empresa, es una verdad a medias, las personas se van estando capacitadas o no, la causa no es la capacitación, sino que hay otros factores como el salario, el ambiente laboral, etc. Prefiero verlo desde otra perspectiva, que es mejor, tener un equipo que no esté capacitado y esperar los resultados que estamos acostumbrados o tener a un equipo capacitado y cumplir con los objetivos planeados.
  • Es un escape para no cumplir el resto de responsabilidades. Para los lideres o jefes que han sido ascendidos porque eran buenos en lo que hacían en el puesto anterior, se enfocan en seguir realizando estas mismas actividades en un puesto que ya no son requeridos hacerlos. Un ejemplo sería un mecánico, que es ascendido a supervisor y se pone a reparar el motor de un auto (teniendo varios mecánicos a su cargo) descuidando las demás responsabilidades como atención a los clientes, identificación de riesgos en el taller o administración de personal, argumenta que no puede avanzar en las demás responsabilidades porque está ocupado reparando un auto. Esto es común en muchas empresas, el gran problema de ello es que el equipo puede quedarse sin un líder y vaya sin un rumbo definido.
  • Sentirse indispensable. Creen que no serán despedidos y que pueden crecer dentro de la empresa. Algunos logran ese objetivo, otros consiguen un resultado contrario, se estancan en sus puestos. Hace años conocí a un jefe de informática que tenía dos asistentes en una empresa multinacional, el jefe era el único que conocía un sistema informático y nadie más sabia como resolver los problemas de este sistema, con el paso de los años, los asistentes crecieron dentro de la organización, uno llego a ser un director regional, en cambio a este jefe de informática, lo mantenían en su puesto porque era el único que sabía dar mantenimiento a ese software, se acomodó pensando que tenía el puesto asegurado, esta situación finalizó al implementar un nuevo sistema informático y lo despidieron.

¿Que ganamos con delegar?

Esto dependerá de lo que creamos sobre este tema, si no estamos acostumbrados a delegar, puede que algunos puntos no tengan sentido al leerlo, puede que sea necesario analizarlo más detenidamente.

  • A la persona que se delegue, puede entregar un mejor resultado, fomentando la productividad. Habrá alguien que tenga mejores aptitudes que las nuestras, esto beneficiará al resultado del trabajo que está realizando.
  • Nos enfocamos en las tareas que solo nosotros tenemos que hacer. A esto me refiero que son parte de nuestras responsabilidades y no podemos delegarlas, todas las demás las podemos delegar incluyendo las tareas de baja prioridad o urgencia.
  • Nos da oportunidad de realizar otras actividades. Al delegar, es posible que tengamos tiempo para realizar actividades que no podíamos realizar por falta de tiempo y que son estratégicas.
  • Es una oportunidad de crecimiento y colaboración para el equipo. Es una motivación para ellos porque pueden demostrar sus aptitudes en nuevas actividades que realizan, además nos da una idea de identificar a las personas que tienen la actitud y aptitud de enfrentar un reto.
  • El riesgo de que no se entregue una tarea disminuye. Al conocer varias personas como realizar un trabajo, mejora las posibilidades de entrega en comparación que una sola persona conozca cómo realizar el trabajo y este incapacitada por cualquier motivo.

¿Cómo empezamos a delegar?

  • Identificar las tareas que realizamos. Podemos clasificar las actividades por su prioridad y urgencia (matriz de Eisenhower), las actividades que no sean prioritarias (urgentes o no urgentes) se podrían delegar. Se puede empezar con las actividades no urgentes, de tal manera que, si tuvieran un problema, no impacten en nuestras actividades diarias y nos daría margen a resolverlo con tiempo.
  • Definir qué información necesita la persona que hará el trabajo. Indicar como se desea el trabajo, cual son los objetivos que se deben cumplir y determinar si es necesario capacitarlas.
  • Identificar si hay una necesidad de crear un proceso de capacitación. En ocasiones, al tomar de manera independiente cada tarea que delegamos, no nos damos cuenta que hay ciertos conceptos comunes que se necesitan en el aprendizaje y esto hace que se vuelva a capacitar una y otra vez un mismo concepto. Si logramos identificarlos y podemos reutilizar las capacitaciones asociados a estos temas, ahorramos el tiempo en esta actividad e incluso, puede ser parte del proceso de capacitación de la empresa.
  • Seleccionar a los mejores candidatos. Se puede solicitar información de los perfiles de los candidatos y se podría entrevistar a cada uno de ellos para seleccionar a la persona más adecuada para el trabajo.
  • Realizar un seguimiento continuo del trabajo que se ha delegado. No solo ayudará a mejorar el trabajo que se le ha asignado, sino que también se podrá apreciar su evolución de su desempeño a lo largo del tiempo.

Delegar el trabajo tiene muchas ventajas porque se podrá aprovechar el mejor conocimiento del equipo y contribuye a mejorar el clima laboral.

 

La primera regla de la gestión es la delegación. No intentes hacerlo todo tú mismo porque no puedes.

Anthea Turner.

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Acerca del autor:

 

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades». Con más de 15 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.

 

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