Los que hemos trabajado la mayor parte de nuestra vida profesional en las estructuras tradicionales de una empresa, donde existen jerarquías establecidas y se reserva cierta información al resto de personas que trabajan con nosotros, resulta ser un desafío comenzar en otros enfoques como el ágil donde se promueve la transparencia de las actividades que se realizan. Si deseas saber un poco más de este tema en particular, te invito a seguir leyendo este artículo.

¿Porque afecta la falta de transparencia en los equipos ágiles?

Los equipos que participan en proyectos con enfoque ágil tienen ciertas características que los distinguen de la forma de trabajo tradicional, algunos de estos son:

• Aceptan la incertidumbre, es decir, cualquier cambio que se necesite, se toma como parte del trabajo que realizan, lo ven normal y no lo ven como un obstáculo en su planificación.
• La lista de temas a trabajar(requisitos), se registran en una lista, se priorizan y se busca mayor detalle de los temas con mayor prioridad.
• Se busca que el equipo sea autogestionado, es decir, que puedan tomar sus propias decisiones y que se responsabilicen por ellos. Esto haría que no necesiten de una persona que este supervisando su trabajo, como un jefe.
• No hay una entrega al final del proyecto, sino que son pequeñas entregas a lo largo de éste. Los tiempos de desarrollo de cada entrega (iteración o Sprint) son cortos, puede durar semanas y no meses, esto tiene como objetivo que entreguen valor en corto plazo al usuario final.

El que se busque entregar «algo» que sea útil en poco tiempo (semanas) obliga que el trabajo cumpla con las fechas definidas y que cumplan con una calidad definida. Esto exige que las decisiones se tengan que tomar lo más rápido posible dentro del equipo, esto hace que sea necesario que dentro del equipo haya transparencia en las cosas que realiza para conocer el estado actual de sus actividades.

Algunas causas de la falta de transparencia podrían ser:

• Si hay varios jefes(jerarquía), esto puede ocasionar que en cada nivel se maneje cierta información (quieran ocultarla) y la toma de decisiones sea lenta.
• Hay personas que están acostumbradas a tener una respuesta para cualquier tema para demostrar que tienen el control, en especial si están comunicando el estado del proyecto a la gerencia, esto puede generar una situación dentro del equipo porque no saben si lo que dice es cierto o no, haciendo que la toma de decisiones no sea efectiva dentro del equipo.
• Los miembros del equipo no se sientan cómodos para comentar lo que hacen, no quieren que los demás sepan si están atrasados en sus actividades o tienen algún problema.
• Solamente desean comunicar noticias positivas y no quieren que sepan que hay problemas, en especial si trabajan como proveedores.
• Hay competencia entre equipos. Esto puede ser parte de la cultura organizacional de la empresa.
• No hay confianza dentro del equipo, por ejemplo, puede que nunca hayan trabajado juntos o que hayan tenido malas experiencias entre ellos.
• El equipo no le esté dando la importancia a la necesidad de ser transparentes. Apuestan a seguir aplicando el marco ágil sin ser transparentes. Para ser auto organizados, es necesario ser transparentes porque cualquier miembro del equipo puede tomar alguna tarea y para ello, necesita toda la información que esté disponible, haciendo necesario la transparencia dentro del equipo.
• Existe una agenda oculta, algún miembro desea mantener cierta información para poder aprovecharla en un momento oportuno. Esta situación no beneficia al equipo en la toma de decisiones y genera desconfianza.

La transparencia es mostrar las cosas como son, si hay problemas, decirlos y aceptar que hubo un problema. Las personas que son transparentes generan más confianza de las personas que no lo son. Podríamos hacer un ejercicio, imagina que tienes un problema, ¿sabes a quien buscar y a quien no buscar para que dé un estado real del problema? Estoy seguro que tienes un nombre para cada uno. He visto que, en algunas reuniones de gerencia, cuando hay problemas y no hay claridad de lo que pasa, se invitan a personas que son reconocidas por su transparencia para conocer su opinión, aunque no sean expertas en el tema, saben que brindara (o buscará) la información más realista posible.

¿Cómo promover la transparencia?

Hay muchas maneras de promover la transparencia, algunas son de estas serían:

• Explicar los beneficios de la transparencia, comentar las repercusiones de no ser transparentes en un equipo ágil. Un beneficio es que las personas tendrán confianza en lo que decimos y podremos tomar mejores decisiones. Comentar que el rendimiento es por equipo y no por individuo, esto remarca el trabajo en equipo.
• Conocer los objetivos del proyecto, de la entrega, que fechas se están manejando, calidad, sus riesgos, etc.
• Insistir en ser transparentes en las reuniones. He asistido a reuniones en que algunas personas arrancan con esta frase «no podemos mentirnos entre nosotros», esto se escucha algo fuerte, sin embargo, puede ayudar a alinear al equipo a un nivel de franqueza. Si el equipo tiene miembros que están acostumbrados a tener una respuesta para todo (justifican su situación o dicen que todo está bien), puede ser necesario ser franco desde el inicio sobre las expectativas de la reunión.
• El detalle de nuestro trabajo debe estar disponible para todas las personas que están involucradas en el proyecto, hace que las personas que no son parte del equipo(desarrollo) puedan acceder a la información que se maneja y tengan confianza en nuestro trabajo.
• Invitar a las personas que tienen interés en el proyecto a conocer el trabajo que se está realizando, esto mejora el producto que se está trabajando. Esto contrasta con la filosofía tradicional de mostrar hasta el final del proyecto el producto que se está trabajando.
• El equipo debe trabajar más de cerca y ayudar a mejorar entre ellos, la retroalimentación entre el equipo mejorar su rendimiento.
• Incentivar la inspección del trabajo que están realizando, hace que los impedimentos se resuelvan más rápido.

En un equipo ágil, la transparencia hace que la información fluya y se tomen decisiones lo más pronto posible, haciendo que se puedan adaptar a los cambios que influyan al proyecto. La transparencia es uno de los pilares en los proyectos agiles, aunque realmente, es un atributo que se utiliza en cualquier momento de la vida.

Los líderes y gerentes que ofrezcan transparencia se ganarán el respeto y la devoción de su equipo.

David Niu.

Artículos relacionados

¿Cómo aplicar la mejora continua en equipos agiles?

Como evitar las reuniones de bajo desempeño

La importancia de delegar el trabajo

¿Merece la pena el liderazgo de servicio en la dirección de proyectos?

 

 

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Forjando Nuestro Destino» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades «. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.