¿Es más productivo abordar varias tareas al mismo tiempo o enfocarse en uno hasta terminarlo? Son preguntas que muchos se hacen cuando están en proyectos porque no ven que terminan algo y ya están trabajando en otro tema. Si deseas saber cómo impacta la productividad la multitarea, sigue leyendo.

La multitarea se refiere a realizar varias actividades a la vez, es decir, toma la primera tarea, realiza ciertas actividades de ella (sin terminarla) y luego sigue con la siguiente tarea, esto da una sensación que están en todos los temas y puede dar tranquilidad a otras personas. Por ejemplo, contestar el teléfono, redactar un correo, atender a una persona o asistir a una reunión virtual, se puede creer que está en todo.

Un equipo que hace varios temas a la vez, pueden aumentar sus habilidades para adaptarse a situaciones imprevistas, los hace más creativos, la comunicación es alta para intercambiar opiniones, a priori, se desearía que todos los equipos fueran así. Incluso, en algunas organizaciones, asocian a las personas que están realizando varios temas a la vez como las más productivas y consideran imprescindible que un equipo tenga estas características. Puedes pensar que la duda está resuelta, los equipos que realizan multitarea son mejores, sin embargo…sigue leyendo, hay que ver la otra cara de la moneda.

Veamos un ejemplo de trabajar varias asignaciones a la vez, supongamos que tenemos 3, cada una de ellas tiene tareas, asumamos que hacen las tareas 11,21 y 31 al mismo tiempo, luego de terminarlas, se hacen las tareas 12,22 y 32, luego las tareas 12,23 y 33, por último, se hacen las tareas 1,4 ,2.4 y 3.4

En total les llevó 33 horas, es decir que los 3 temas terminaron (al mismo tiempo) en 4 días, ¿será que pudieron terminar antes utilizando otra manera de resolverlos? En algunas situaciones, el tema 1 puede que ya no sea de utilidad en el cuarto día, era necesario entregarlo como máximo en los 2 primeros días, ahora tocará realizar algún plan de acción para remediar esta situación.

Trabajar al mismo tiempo es un mito

Si bien se puede trabajar varios temas «al mismo tiempo», no es sinónimo que se entregue antes, lo más probable es que se tarde más, esto no puede ser lo mejor para algunos proyectos. Hay que preguntarse lo siguiente: ¿será que nuestro cerebro puede trabajar varios temas a la vez?

Según diversos estudios, el cerebro humano no está diseñado para procesar más de una información compleja al mismo tiempo, en el ejemplo anterior, contestar una llamada, escribir un correo o atender a una persona (que no traten un asunto crítico) no le lleve mucho esfuerzo por lo que lo podrá hacer sin problema.

Cuando intentamos hacer multitarea, lo que hacemos en realidad es cambiar rápidamente nuestra atención de una tarea(compleja) a otra, lo que genera estrés, fatiga mental y pérdida de concentración. Hacer varias cosas a la vez, tiene el efecto que nos distraemos rápidamente, puede pasar que las personas que dirigen un proyecto, tengan problemas en enfocarse en un solo tema, por lo que ven normal asignar al equipo varios temas sin pensar en el impacto que tendrán en ellos.

¿Qué efectos tiene el trabajar varios temas a la vez?

En mi experiencia, he notado que la multitarea si bien es atractiva para las personas que gestionan el proyecto porque quieren que se trabaje todo lo que piden, puede ocurrir varias situaciones en especial si la duración de éste es de meses o años:

• Pierden el objetivo a largo plazo, al hacer varios temas, puede ser un signo de improvisación, si bien es cierto que en hay situaciones que se salen de control, una cosa es que haya picos de trabajo a que todo el tiempo estén improvisando, esto es un síntoma de falta de planificación (no importa que enfoque de desarrollo estén trabajando).
• El equipo se agota, al inicio pueden trabajar fuera de horario (ver punto anterior), sin embargo, con el paso del tiempo, las personas se cansan e incluso, pueden llegar a enfermarse (presión alta, estrés, etc.).
• El rendimiento disminuye, pueden iniciar con la mejor actitud y utilizar sus habilidades para trabajar varios temas a la vez. Imagina si es la primera vez que diriges un proyecto, quieres dar una buena impresión trabajando fuera de horario. Pero la realidad es otra, al incrementar las tareas a trabajar al mismo tiempo, estas habilidades ya no son utilizadas de la mejor manera, ya no lo ven como una fortaleza sino como la causante de su bajo rendimiento.
• El equipo comienza a distraerse en actividades que no agregan valor, las reuniones es un ejemplo, son llamados a una reunión para que estén enterados de algún tema que estén involucrados, cuando se dan cuenta, la mayor parte del tiempo están atendiendo reuniones y su rendimiento disminuye.
• Se atrasan en sus compromisos, puede que no se den cuenta que una causa sea que no están enfocados en terminar un tema, por lo que ya se vuelve habitual el que estén siendo reactivos en resolver problemas.
• La calidad disminuye, al hacer varios temas al mismo tiempo, muchos de estos tienen fechas a corto plazo, por lo que, para llegar a cumplirlas, lo común (no quiere decir que sea correcto) es sacrificar la calidad de su trabajo, la transparencia en el equipo disminuye, creen que más adelante podrán corregirlo, el resultado es que el beneficiario del proyecto se da cuenta y exige correcciones.
• Todos estos temas, se vuelven cíclicos, el equipo no sabe cuándo acabará.

¿La monotarea es la solución?

Por el contrario, la monotarea consiste en enfocarse en una sola actividad a la vez, dedicando toda la atención y los recursos a ella hasta completarla. Veamos el ejemplo anterior, hay 3 tareas, al terminarlas secuencialmente, se pueden utilizarse en menos tiempo:

Si bien no da la impresión que están trabajando los 3 temas al mismo tiempo, si se verá los resultados a corto plazo en cada uno de ellos. Es como en un restaurante de comida rápida, si hay 8 órdenes y sólo una persona despacha, normalmente se trabaja una orden a la vez, las demás esperan su turno, imagina que hacen lo contrario(multitarea), que hicieran todo al mismo tiempo, ponen las 8 bandejas, colocan primero las papas de cada orden, luego la hamburguesa u otro producto y por último la bebida (gaseosa, café, té, etc.), algunas ordenes pueden que sean simples, tardaran en entregarse y el cliente estaría insatisfecho.

La monotarea tiene varios beneficios:

• Da más oportunidad de terminar las tareas antes porque no hay distractores, es decir, la gente se enfoca en una actividad a la vez.
• Las actividades de calidad pueden realizarse según se ha planificado, se puede mejorar el tiempo de solución.
• Hay más control de entregar las tareas a tiempo, el estrés y la ansiedad disminuyen.

Entonces, ¿significa que la solución a nuestros problemas? No es así de literal, las ventajas descritas de la multitarea no necesariamente son las fortalezas en la monotarea, dependiendo del contexto de la situación, se requiere que el equipo pueda adaptarse rápidamente a los cambios, haya creatividad o colaboración, y la monotarea puede dar la impresión de no avanzar como se desea.

Entonces, ¿qué es mejor para los equipos, trabajar varios temas a la vez o uno a la vez? La respuesta dependerá de varios factores como:

• La naturaleza de la tarea, si requieren mucha concentración, nivel de incertidumbre, complejidad de la tarea, dependencia de otros equipos o tareas, etc.
• La capacidad de las personas de trabajar como equipo, puede ser que el equipo está recién formado y no se conocen entre ellos, son multifuncionales, se autogestionan, etc.
• Enfoque de desarrollo que se utilice en los proyectos, por ejemplo, predictivo, ágil, iterativo, etc.

Por lo tanto, lo ideal es que cada equipo encuentre su propio equilibrio entre la monotarea y la multitarea, adaptándose a las características de cada tarea. Algunos temas que te pueden ayudar a equilibrar entre los dos son:

• Identifica que personas que hacen una solicitud, no es lo mismo atender una solicitud del gerente general y atender al mismo tiempo una solicitud de alguien que no tiene un alto cargo, el manejo de los interesados es importante.
• Administrar con eficacia las actividades, identifica que tareas son prioridades o urgentes, en el libro forjando nuestro destino, menciono varias técnicas de cómo gestionarlo.
• Manejar la incertidumbre como equipo, hay que adaptarse a los cambios, saber cómo manejar la ansiedad ante nuevas circunstancias para luego priorizarlos, hace que se tenga mayor claridad que trabajos hay que hacer primero.
• Al tener ordenado las tareas a realizar, puedes identificar que tareas son de baja complejidad (no significa que sean de poca urgencia o no sean importantes), el siguiente paso será evaluar si es factible hacerlos al mismo tiempo. Las que sean de alta complejidad, se podría hacer una a la vez.
• Planifica que trabajos se harán en el día, disminuir la participación de reuniones que no agreguen valor.
• Si estás desarrollando un producto, identifica el flujo de trabajo de las tareas, es decir, definir cuando inicia y cuando finaliza, al no definirlo, puede hacer que el equipo termine las tareas sin terminar el flujo, haciendo que el equipo tenga que regresar a finalizar las tareas que habían indicado como terminado, generando retrabajo.
• Trabajar en la mejora continua, determinar que se puede mejorar para hacer ajustes en las actividades diarias, también se puede detectar buenas prácticas para seguir aplicándolas

Siguiendo estos consejos podrás aprovechar mejor tu tiempo y mejorar tu rendimiento. Recuerda: menos, es más.

Acerca del autor:

Jorge Paz es Coach, Consultor y autor de los libros «Creando valor con proyectos ágiles» y «Transforma la incertidumbre en oportunidades «. Con más de 10 años en la gestión de proyectos. Ha trabajado en proyectos en varios países de Latinoamérica apoyando a equipos de proyectos en alcanzar sus objetivos.